An próiseas trína gceiltear faisnéis íogair i ndoiciméad sula scaoiltear chuig duine é nach bhfuil údarú aige/aici an fhaisnéis sin a fheiceáil.

An t-eagar a chuirtear ar shonraí ar mheán digiteach a chinntíonn go bhfuil struchtúir comhaid agus rialaithe sonraí inaitheanta agus inaisghabhála ag córas oibriúcháin an óstríomhaire.

Corpas doiciméad laistigh de shraith agus é inidirdhealaithe go héasca ón tsraith iomlán mar thoradh ar shocrú comhdúcháin, ar chineál, ar fhoirm nó ar inneachar.

Gníomh a dhéantar d’aon turas agus as a leanann clárú taifid i gcóras coimeádta taifead. Maidir le gníomhaíochtaí airithe gnó, d’fhéadfadh an gníomh sin a bheith deartha mar chuid de chórais leictreonacha ionas go dtarlaíonn gabháil taifead i gcomhthráth le cruthú taifead.

Dúblach de dhoiciméad bunaidh a úsáidtear chun críocha faisnéise amháin. D’fhéadfadh sé nach ngabhann aon seasamh dlíthiúil le cóip phléineáilte.

An próiseas a bhaineann le doiciméid nó comhaid ar leithligh nach bhfuil luach leantach acu a bhaint as sraith taifead.

Uimhir a ghintear ó theaghrán téacs. Bíonn an hais i bhfad níos lú ná an téacs féin, agus gintear as foirmle é ar bhealach a fhágann go bhfuil sé thar a bheith neamhdhóchúil go dtáirgfidh téacs éigin eile an haisluach céanna. Tugtar dlúth-theachtaireacht air chomh maith.

Áis aimsithe, i lámhleabhar nó i bhformáid leictreonach, ina soláthraítear suíomh fisiciúil na sealúchas go léir sa taisclann.

Na deighiltí ordlathais, intleachtúla agus fisiciúla a úsáidtear i mbainistíocht ábhar cartlainne, lena n-áirítear taisclanna, grúpaí taifead, cnuasaigh aon fhoinse, bailiúcháin, foghrúpaí, sraitheanna, foshraitheanna, comhaid agus ítimí.

Leibhéal ó thaobh chur in eagar an aonaid atá á thuairisciú e.g. cnuasach aon fhoinse, sraith, bailiúchán, comhad, ítim.

Úsáideacht taifid maidir le reachtanna agus rialacháin a chomhlíonadh, mar fhianaise in imeachtaí dlíthiúla, mar chruthúnas dlíthiúil ar idirbhearta gnó nó chun cearta agus leasanna duine aonair nó eagraíochta a chosaint.

Úsáideacht nó suntasacht taifead ar bhonn a n-inneachair, gan spleáchas ar aon luach intreach nó aon luach ó thaobh fianaise de.

Cáilíocht atá ag doiciméid, ar cáilíocht í a sholáthraíonn faisnéis faoi thionscnamh, faoi fheidhmeanna agus faoi ghníomhaíochtaí a gcruthaitheora.

An luach atá ag taifid/ábhair chartlainne, de bhua a n-inneachair, i ndáil le seoladh leantach an ghnó ba chúis lena gcruthú.

Úsáideacht taifead nó ábhar cartlainne i ndáil le gnó riaracháin reatha a sheoladh agus/nó gnó riaracháin a sheoladh amach anseo.

Cumas doiciméad chun fónamh mar fhianaise ar fhoinsí faisnéise do dhaoine agus d’eagraíochtaí seachas cruthaitheoir na ndoiciméad lena mbaineann; Féach Luach príomhúil.

An próiseas faoina n-aithnítear taifid a bhfuil luach cartlainne agus fianaiseach ag baint leo.

An t-aonad cartlainne doroinnte is lú ó thaobh cúrsaí intleachtúla de e.g. litir, meabhrán, tuarascáil, grianghraf, taifeadadh fuaime.

Airgeadas Fiachas neamhurraithe a aibeoidh taobh istigh de 15 bliana de ghnáth.

Cuid de thaifead catalóige nó d’áis aimsithe a chuireann na hábhair i gcomhthéacs trí bhunfhaisnéis a sholáthar faoi chruthaitheoir nó údar na n-ábhar.

Doiciméid a chruthaigh nó a fuair duine aonair, nó a bhfuair duine aonair seilbh orthu, i gcúrsa a ghnóthaí/gnóthaí.

Scéim aicmiúcháin trína ndéantar tuairisc i dtaobh cineálacha éagsúla comhad a choinnítear in oifig, i dtaobh conas a shainaithítear iad, i dtaobh cén áit inar ceart iad a stóráil, i dtaobh conas is ceart iad a innéacsú ar mhaithe lena n-aisghabháil, agus i dtaobh tagairt do chur de láimh ceadaithe i ndail le gach comhad ar leith.

Beartais, nósanna imeachta agus faisnéis trína gcinntear na gníomhaíochtaí cuí chun téarnamh a dhéanamh ón tionchar a imríonn cur isteach gan choinne ar oibríochtaí, cibé acu tubaiste nádúrtha nó tubaiste de dhéantús an duine, agus chun an tionchar sin a mhaolú.

An prionsabal ar dá réir nach mór taifid duine, teaghlaigh nó comhlachta chorparáidigh a choinneáil le chéile ina n-ord bunaidh, más ann don ord sin agus má cothabháladh é, agus gan iad a mheascadh nó a chónascadh le taifid duine eile nó comhlachta chorparáidigh eile.

Tréimhse dhúnta 20 bliain a chuirtear i bhfeidhm ar thaifid sula gcuirtear ar fáil don phobal iad. Is iondúil go mbaineann sé le comhthéacs oifigiúil/rialtais

Tréimhse dhúnta 30 bliain a chuirtear i bhfeidhm ar thaifid sula gcuirtear ar fáil don phobal iad. Is iondúil go mbaineann sé le comhthéacs oifigiúil/rialtais.

An rialú atá bunaithe ar na gnéithe fisiciúla na ndoiciméad (amhail formáid, cainníocht nó suíomh) atá á gcoinneáil i gcartlann. Ní gá go dtuigtear teideal dlíthiúil a bheith ann mar thoradh ar rialú fisiciúil.

An rialú a bhunaítear ar ábhar cartlainne trí fhaisnéis a sholáthar in áiseanna aimsithe maidir le foinse, cur in eagar, comhdhéanamh, scóip, inneachar ó thaobh faisnéise de agus gaolmhaireachtaí inmheánacha agus seachtracha an ábhair lena mbaineann.

An próiseas a bhaineann leis an bhfoirm is fearr le haghaidh ceannteidil atá le húsáid i gcatalóg, amhail ainm dílis nó ábhar, agus á chinntiú go n-úsáidtear na ceannteidil sin i ngach catalóg.

An cumas chun úsáid a bhaint as ábhar ó chnuasach aon fhoinse nó ó bhailiúchán, faoi réir rialacha agus coinníollacha.

An próiseas a bhaineann le sainaithint ábhar atá le buanchoimeád mar gheall ar a luach marthanach, go háirithe na hábhair sin atá le haistriú go fisiciúil chuig cartlann.

Saintréith sainmhínitheach de chuid taifid nó eilimint taifid (e.g. ainm an údair).

An próiseas a bhaineann le míreanna a roghnú as bailiúchán chun léiriú a thabhairt ar an mbailiúchán ina iomláine.

Digitiú taifead a bhí i bhformáid pháipéir ar dtús agus iad a thógáil isteach i gcóras bainistithe doiciméad leictreonach.

Doiciméad cuimsitheach ina sainaithnítear agus ina dtuairiscítear taifid eagraíochta, ar leibhéal sraithe de ghnáth, agus léiriú á thabhairt ar an bhfad ama ar lena linn is ceart gach sraith a choimeád agus ar an tráth ar ceart í a chur i mbuanchoimeád seasta mar ábhar cartlainne nó a scriosadh

Plean i leith sainaithint chórasach agus eagrú córasach gníomhaíochtaí agus taifead gnó ina gcatagóirí de réir gnáis, modhanna agus rialacha nós imeachta atá struchtúrtha go loighiciúil.

Creat lena ndéantar sraith caighdeánach eilimintí meiteashonraí agus a n-idirghaolmhaireachtaí a shonrú agus a thuairisciú, ar eilimintí agus idirghaolmhaireachtaí iad nach mór iad a thaifeadadh d’fhonn sainaithne taifead agus barántúlacht taifead a chinntiú. Soláthraíonn scéimrí comhréir fhoirmiúil (nó struchtúr foirmiúil) agus séimeantaic (nó sainmhínithe) le haghaidh na n-eilimintí meiteashonraí.

Tuairisc fairsingithe ar thréithe na n-ábhar a bhfuil tuairisc déanta orthu, ar na feidhmeanna agus na gníomhaíochtaí a úsáideadh chun iad a tháirgeadh, agus ar na cineálacha faisnéise atá iontu.

An próiseas faoina nglactar seilbh ar thaifid ó fhoinse ar bith trí thaisceadh, bronnadh nó ceannachán, nó an cnuasach taifead a nglactar seilbh air ar an gcaoi sin.

Doiciméad nó rian páipéir ina dtaispeántar an tsraith oifigí nó daoine a raibh urghabháil, seilbh, smacht, aistriú, anailís agus diúscairt na fianaise fisiciúla agus leictreonaí acu.

Gan sonraí a bheith modhnaithe d’aon ghnó nó de thaisme gan údarú cuí

Carachtar sainiúil taifid atá inaitheanta trí na saintréithe uathúla a bhaineann leis agus a idirdhealaíonn é ó thaifid eile.

Ríomhairí, Ríomheolaíocht Fíricí, coincheapanna, carachtair nó cainníochtaí neamhphróiseáilte nó fuara, atá ar fáil chun faisnéis a bhaint astu trína bpróiseáil i gcóras próiseála sonraí, le láimh, go meicniúil, nó go leictreonach.

Doiciméid atá curtha in eagar de réir córas comhdúcháin nó a chothabháiltear mar aonad ó tharla go leanann siad as an bpróiseas céanna carntha nó comhdaithe, nó as an ngníomhaíocht chéanna; ó tharla go bhfuil foirm ar leith acu; nó ó tharla go bhfuil gaolmhaireacht eile ann a éiríonn as an tslí inar cruthaíodh, ina bhfuarthas nó inar úsáideadh iad. Tugtar sraith taifead ar shraith freisin

Eolas maidir leis an ábhar a bheith oscailte, oscailte i bpáirt nó gan rochtain a bheith air.

An tsraith oifigí nó daoine a raibh an cnuasach doiciméad á choimeád acu ó uair a chruthaithe go dtí gur ghlac taisclann chartlainne nó lámhscríbhinní seilbh air.

Faisnéis maidir le tionscnamh, coimeád agus úinéireacht taifid (taifead).

Comhad dénártha arna cheangal le taifead a thugann le fios an t-am ar tharla teagmhas, cosúil le cruthú, fáil, léamh, leasú nó scrios

Faisnéis arna cruthú, fáil agus cothabháil mar fhianaise agus faisnéis ag eagraíocht nó ag duine de bhun oibleagáidí dlíthiúla nó le linn gnó a sheoladh.

Doiciméad analógach a chaitear leis agus a bhainistítear mar thaifead.

Taifead ar léir ina leith gurb ionann é agus an méid a airbheartaítear ina leith agus go bhfuil sé saor ó chrioscaíl nó ó éilliú.

Taifid atá fíorthábhachtach maidir le leanúnachas gnó i gcásanna éigeandála nó tar éis tubaiste.

Taifead i bhfoirm leictreonach.

taifead bunaidh a cruthaíodh i bhformáid dhigiteach

Doiciméad a n-áirítear leis ábhar arna thógáil ó fhoinsí seachtracha a mbíonn athruithe ag teacht air de réir mar a athraíonn na foinsí seachtracha sin.

Doiciméad, go háirithe leathanach gréasáin, a dtagann athrú air trí idirbhearta tréimhsiúla idir an cliant agus an freastalaí

Foirm nó logleabhar ina ndéantar achoimre ar na téarmaí agus coinníollacha a bhaineann le taifid a thaisceadh le hinstitiúid.

Taifead nach bhfuil gá leis a thuilleadh chun an gníomh ar ina leith a cruthaíodh é a chur i gcrích ach a bhfuil gá leis le go bhféadfaidh cruthaitheoir an taifid úsáid a bhaint as mar ábhar tagartha.

Taifead a stóráiltear go huathoibríoch, beag beann ar na meáin atá i gceist nó gan spleáchas ar an bhformáid bhunaidh inar cruthaíodh é, seachas é a bheith stóráilte i gcóip chrua (i.e. ar pháipéar).

Taifid atá ann i meán nó i bhformáid a bhfuil gá le feiste mheicniúil chun iad a dhéanamh intuigthe do dhaoine

Taifead nach bhfuil gá leis a thuilleadh chun gnó reatha a sheoladh ach ar taifead é atá á chaomhnú go dtí go sroicheann sé deireadh a thréimhse coimeádta.

Taifid nach n-úsáidtear a thuilleadh i gcúrsa laethúil gnó ach ar taifid iad a chaomhnaítear agus a úsáidtear ó thráth go chéile ar mhaithe le cuspóirí dlí, staire nó oibríochta. Féach freisin: Taifid reatha, Taifid leathreatha.

Taifid a úsáidtear go rialta chun críche sheoladh an ghnó reatha; taifid ghníomhacha.

Taifead nach bhfuil ach luach gearrthéarmach aige ar féidir é a scriosadh láithreach nó tar éis tréimhse ama shonraithe.

Taifid nach gá iad a dhéanamh ach a chruthaítear chun doiciméadú agus míniú a chur ar fáil maidir le gníomh éigin.

Iontráil i gcomhad údaráis a bhfuil eolas ann faoin bhfoirm inmhianaithe d’ainm nó teideal ábhair.

Áit ina dtaisctear taifid chartlainne

Ríomhairí, Ríomheolaíocht I dteangacha ríomhchlárúcháin, an trasfhoirmiú idir luachanna a léiríonn an mhír chéanna sonraí ach a bhaineann le cineálacha éagsúla sonraí. Féadtar eolas a chailliúint sa tiontú ós rud é go mbíonn cruinneas léirithe sonraí éagsúil idir cineálacha éagsúla sonraí.

Tátal maidir le taifead a bheith barántúil, ar tátal é a dhéantar ar bhonn fíorais atá ar eolas faoin modh inar cruthaíodh agus inar cothabháladh an taifead lena mbaineann.

Áis aimsithe a chuireann síos ar bhailiúcháin taisclainne amháin cartlainne agus/nó lámhscríbhinní a bhaineann le hábhair, tréimhsí nó limistéir gheografacha faoi leith nó le cineálacha nó catagóirí sainiúla doiciméad. Is iondúil go dtagraítear do threoir den chineál seo mar threoir théamach nó treoir ábhair

An próiseas a bhaineann le taifead nó bailiúchán taifead a anailísiú agus a eagrú agus le mionsonraí faoi na gnéithe foirmiúla díobh a thaifeadadh, is é sin, gnéithe amhail cruthaitheoir, teideal, dátaí, méid agus inneachar, d’fhonn sainaithint agus bainistiú an tsaothair a éascú agus d’fhonn tuiscint ar an saothar a éascú.

Toradh a leithéid de phróiseas.

Áis aimsithe nó uirlis eile rochtana ina gcuimsítear tuairiscí idirghaolmhara ar leithligh ar an taifead iomlán nó ar chodanna de, agus ina léirítear ordlathas na n-ábhar atá á dtuairisciú.

An t-aonad cartlainne is lú nach féidir aon roinnt intleachtúil eile a dhéanamh air (e.g. litir, meamram, tuairisc, nó grianghraf), agus a ndéantar tuairisc ansin air.

An uimhir uathúil nó an cód uathúil a shanntar chun forshealbhúchán a shainaithint go buan.

An prionsabal ar dá réir is ceart taifid de thionscnamh aonair a choimeád de réir an leagain amach a bhunaigh an cruthaitheoir, lena n-áirítear uimhreacha tagartha, d’fhonn gaolmhaireachtaí atá ann cheana féin, mar aon le suntasacht fhianaiseach agus úsáideacht áiseanna aimsithe an chruthaitheora, a bhuanchoimeád.